Aos documentos contábeis recomenda-se seu arquivados em ordem cronológica de data, em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por mês, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de documentos de cada empresa.
Os principais documentos contábeis são:
notas de compra/serviços
notas de vendas/serviços
extratos bancários
duplicatas pagas
comprovantes de despesas/custos
cópias de cheques
comprovantes de débitos/créditos bancários
outros documentos contabilizados
Documentos legais
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:
100
|
Federal
|
200
|
Estadual
|
300
|
Municipal
|
400
|
Ministério do trabalho
|
500
|
Contratos
|
600
|
INSS
|
700
|
Sindical
|
800
|
Diversos
|
Os setores são divididos em:
100
|
FEDERAL
|
200
|
ESTADUAL
|
101
|
Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)
|
201
|
Declaração Cadastral (DECA)
|
102
|
Declaração do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica
|
202
|
Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE)
|
103
|
Ficha de Alteração do CNPJ
|
203
|
Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF)
|
104
|
Pedido de Restabelecimento do CNPJ
|
204
|
Índice de Participação dos Municípios (DIPAM)
|
105
|
Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF
|
205
|
Licença da CETESB
|
106
|
Comunicações de Aumento de Capital
|
206
|
Demonstrativo das Operações Interestaduais
|
107
|
Demonstrativos dos Duodécimos
|
207
|
Certidão Negativa do ICM
|
108
|
CAIF
|
208
|
Autorização para Confecção de Notas Fiscais
|
109
|
Comunicações de IPI e IRPJ
|
209
|
Auto de infração
|
110
|
DIRF
|
210
|
Parcelamento do ICM
|
111
|
Cartão do CNPJ
|
211
|
Notificações
|
112
|
Notificações - Auto de Infrações
|
212
|
FIC - Ficha de Inscrição do Contribuinte
|
113
|
Baixa do CNPJ
|
213
|
Declarações
|
114
|
Certidão Negativa por Encerramento de Atividades
|
214
|
Alvará de Utilização - Secr. Saúde
|
115
|
Programa de Alimentação ao Trabalhador
|
215
|
Modelos de Notas Fiscais
|
116
|
DNER
|
216
|
Comprovação ZONA FRANCA
|
117
|
Defesas
|
217
|
Conselho Regional de Educação
|
118
|
Utilidade Pública
|
218
|
Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma)
|
119
|
Parcelamentos
|
219
|
IBDF - IBAMA
|
120
|
Termo de Opção - Simples
|
220
|
Defesas
|
121
|
Autorização do DAC
|
221
|
Licença da Divisão do Exercício Profissional
|
122
|
IPEM
|
222
|
Utilidade Pública
|
123
|
Divisão de Censura de Diversões Públicas
|
223
|
Declaração de Microempresa
|
124
|
CADE - SDE
|
224
|
Laudos Técnicos
|
300
|
MUNICIPAL
|
400
|
MINISTÉRIO DO TRABALHO
|
301
|
Guia de Inscrição ou Atualização
|
401
|
Cadastro de Empresas
|
302
|
Ficha de Inscrição no CCM
|
402
|
Relação de Empregados Menores
|
303
|
Taxas de Licença
|
403
|
RAIS / DCPIS
|
304
|
Certidão Negativa do ISS
|
404
|
CIPA
|
305
|
Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME)
|
405
|
Certificados de Aprendizagem SENAI
|
306
|
Cadastramento de Anúncios (CADAN)
|
406
|
Reclamações Trabalhistas - Defesas
|
307
|
Pedido de Vistoria
|
407
|
Notificações/ Processos/ Autos de Infração
|
308
|
Comunicados
|
408
|
Certificados de Aprovação das Instalações - CAI/DI
|
309
|
Imposto Predial
|
409
|
Defesas
|
310
|
Auto de Infração e Intimação
|
410
|
Acordo de Compensação
|
311
|
Autorização para Impressão de Notas Fiscais
|
411
|
Laudos Técnicos
|
312
|
Habite-se / Auto Vistoria
|
|
|
313
|
Alvará de Funcionamento
|
|
|
314
|
Defesas
|
|
|
315
|
Utilidade Pública
|
|
|
316
|
Declaração de Microempresa
|
|
|
317
|
Parcelamentos
|
|
|
318
|
Cancelamentos
|
|
|
319
|
CONTRU/FICAM
|
|
|
320
|
Regime Especial
|
|
|
301
|
Guia de Inscrição ou Atualização
|
|
|
302
|
Ficha de Inscrição no CCM
|
|
|
303
|
Taxas de Licença
|
|
|
304
|
Certidão Negativa do ISS
|
|
|
500
|
CONTRATO
|
600
|
INSS
|
501
|
Contrato Social - Ata de Constituição
|
601
|
Pedido de Matrícula (Inicial)
|
502
|
Alterações de Contrato
|
602
|
Certificado de Matrícula
|
503
|
Contrato de Locação
|
603
|
Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC)
|
504
|
Contrato de Uso de Veículos
|
604
|
Certificado de Regularidade de Situação
|
505
|
Cadastro da JUCESP
|
605
|
Certificado de Quitação
|
506
|
Contrato de Assessoria
|
606
|
Certificado de Taxa de Seguro
|
507
|
Contrato de Prestação de Serviços
|
607
|
Demonstrativo dos Salários de Contribuição
|
508
|
Reuniões
|
608
|
C.B.
|
509
|
Publicações em Jornais
|
609
|
Alterações: Nome, Endereço, CGC
|
510
|
Atas
|
610
|
Declarações de Rendimento do INSS
|
511
|
Contratos Diversos
|
611
|
Comprovante Inscrição Contribuição Individual
|
512
|
Comprovante de Caução de Locação
|
612
|
Carnês dos Sócios
|
513
|
Certidão Breve Relato - JUCESP
|
613
|
Recadastramento
|
514
|
Xerox das Exigências - JUCESP
|
614
|
Autos de Infração
|
515
|
Declaração de Alienação de Participações Societárias
|
615
|
Defesas
|
516
|
Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA.
|
616
|
SESI
|
517
|
Notificações
|
617
|
Termo Ação Fiscal – TAF
|
518
|
Defesas
|
618
|
Parcelamentos
|
519
|
Recadastramento - São Paulo Firma
|
|
|
520
|
Buscas Jucesp/Cartórios
|
|
|
700
|
SINDICAL
|
800
|
DIVERSOS
|
701
|
Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador
|
801
|
CACEX
|
702
|
Conselho Regional de Farmácia
|
803
|
Certidão de Registro de Capital Estrangeiro
|
703
|
Dissídios Coletivos
|
804
|
Procurações / Declarações
|
704
|
Acordos
|
805
|
Balanços e Balancetes
|
705
|
SENAI - CIESP - FIESP
|
806
|
Documentos dos Sócios ( xerox )
|
706
|
FINAME
|
807
|
Marcas e Patentes
|
707
|
Certidões e Registros
|
808
|
Correspondências
|
708
|
CRA
|
809
|
Consultas
|
709
|
CORCESP
|
810
|
Certidões Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS
|
710
|
Conselho Regional de Contabilidade
|
811
|
Escrituras
|
711
|
CRECI
|
812
|
Apuração do Ativo Imobilizado - TELESP
|
712
|
CREA
|
813
|
Ajustes de Balanço
|
713
|
Correspondência Sindicato Patronal
|
814
|
Laudo de Avaliação
|
714
|
CONAR (Legislação e Processos)
|
815
|
Relatórios
|
715
|
SUSEP
|
816
|
Inventário
|
716
|
Certidão Negativa de Débito Salarial
|
817
|
Depósito Inicial
|
717
|
Conselho Regional de Medicina
|
818
|
Cadastro de Fornecedores e Associações
|
718
|
EMBRATUR
|
819
|
Convocações
|
719
|
Conselho Nacional do Cinema
|
820
|
Atestado de Residência e Capacidade Técnica
|
|
|
821
|
Cadastro de Bancos
|
|
|
822
|
Mapas de Depreciações
|
|
|
823
|
Alvarás
|
|
|
824
|
Seguros
|
|
|
825
|
Carta de Fiança
|
|
|
826
|
Eletrobras
|
|
|
827
|
BNDES
|
|
|
828
|
Consórcios
|
As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:
|
PASTA A/1
|
|
PASTA B/2
|
1
|
Guias de Recolhimento do INSS
|
9
|
Guias de Apuração e Recolhimento do ICM
|
2
|
Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS
|
10
|
Guias de Apuração e Recolhimento do IPI
|
3
|
Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social
|
11
|
|
4
|
Guias de Recolhimento do ISS
|
12
|
|
5
|
Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados
|
13
|
Orientações e Comunicados
|
6
|
Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS
|
14
|
Memos – Empresa Contábil
|
7
|
Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial
|
15
|
|
8
|
Folhas e Envelopes de Pagamento
|
16
|
|
|
|
|
|
|
PASTA C/3
|
|
PASTA D/4
|
17
|
Balanços
|
25
|
Fichas Financeiras e Informes de Rendim.
|
18
|
Balancetes
|
26
|
Folhas de Pagamento e Pro-Labore
|
19
|
Cadastros e Declarações
|
27
|
|
20
|
IBGE
|
28
|
|
21
|
DCTF
|
29
|
|
22
|
|
30
|
|
23
|
|
31
|
|
24
|
|
32
|
Documentos dos Autônomos
|
|
|
|
|
|
PASTA E/5
|
|
|
|
FUNCIONÁRIOS
|
|
|
33
|
|
|
40 – Empregados Desligados
|
34
|
|
|
40.1 -
|
35
|
|
|
40.2 -
|
36
|
|
|
40.3 -
|
37
|
|
|
40.4 -
|
38
|
|
|
40.5 -
|
39
|
|
|
40.6 -
|
|
|
|
40.7 -
|
|
|
|
40.8 -
|
|
|
|
40.9 -
|
|
|
|
40.10 -
|